Aké nástroje dnes využívať pri online recruitmente?

Koronavírus bude mať „významné následky“ na nábor spoločností, o tom už aktuálne nie je pochýb.

Mnoho zamestnávateľov aktuálne pozastavuje náborové plány a recruiteri musia zvážiť, aké metódy virtuálneho hodnotenia a výberu sú k dispozícii a ako ich budú využívať.
Zamestnanosť u nás aj v iných európskych krajinách sa koncom minulého roka pohybovala na veľmi pozitívnych číslach. V januári tohto roka, ešte pred vypuknutím vírusu, sa u nás začala situácia v recruitmente pomaličky meniť. Zaznamenali sme menej inzercie, menej dopytu po aktívnom hromadnom nábore, a o to väčšiu aktivitu práve ľudí – kandidátov, ktorí možno, tak ako spoločnosti vycítili, že sa „niečo deje“.

Ako na koronavirus reaguje HR?

U nás sa mnoho zamestnávateľov aktuálne obáva vplyvu vírusu na ich náborové aktivity. Od klientov po celom Slovensku počúvame spätné väzby, že pozastavujú nábor, nevedia koľko bude situácia trvať, nemajú ďalší postup vo svojich rukách atď. Spoločnosti, na základe aktuálnych opatrení a vývinu situácie očakávajú to najhoršie. Aktuálne je už v mnohých výrobných aj obchodných spoločnostiach pozastavený nábor menej podstatných úloh. Tie spoločnosti, ktoré v nábore pokračujú okamžite prechádzajú na využívanie rôznych virtuálnych metód na výber a hodnotenie kandidátov. Stále potrebujú skúsených špecialistov a manažérov, ktorí sú nevyhnutní pre fungovanie spoločnosti. Postupy a agenda pri výberových konaniach na týchto pozíciách sú zdĺhavešie aj za bežných okolností. Práve takýmto tipom pozícií a výberových konaní sa venuje RecruLab.

Doteraz boli rôzne metódy digitálneho náboru využívané najmä na optimalizovanie a skrátenie doby trvania náborového procesu. Dnes sú využiteľné práve na bezpečné, ale stále spoľahlivé pokračovanie v náborových aktivitách. Treba ich však vedieť správne používať, aby počas digitálneho náboru neunikali recruiterom dôležité a relevantné informácie o kandidátoch.
Sú zamestnávatelia a odvetvia, ktoré aktuálne stále naberajú nových zamestnancov a vplyv krízy nezaznamenali vo vysokej miere. Odvetvia ako zdravotníctvo, sociálna starostlivosť či logistika práve teraz nábor zamestnancov aktivizujú a vytvárajú a rozširujú pracovné miesta. Preto vidíme, že nábor ľudí je stále aktuálna téma. Vždy je oblasť, kde je v danom čase potreba kvalitných a kvalifikovaných zamestnancov vo väčšom množstve a v krátkom čase.

Globálna pandémia by nakoniec mohla byť impulzom, ktorý zmení spôsob, akým zamestnávatelia najímajú ľudí k lepšiemu. Prechod z osobného na virtuálny nábor a rozsiahle využívanie práce z domu (Home office) môže byť pre niektorých pozitívnou zmenou, krokom vpred a bližšie k potrebám a požiadavkám zamestnancov, ktorí dnes možnosť práce z domu často priam očakávajú. Keď budú teraz ľudia po celom svete poučení ako efektívne pracovať z domu, bude zaujímavé sledovať, či sa tento spôsob práce osvedčí aj po skončení pandémie.

Prispôsobenie sa novým spôsobom práce a postupom v recruitmente v dôsledku Covid-19 je zložité a akútne. Náboroví profesionáli, recruiteri, budú musieť vymýšľať nové aktivity, aby udržali priemysel v pohybe. Kľúčom k ustátiu tejto situácie je udržať pokoj a sústrediť sa na hľadanie alternatívnych spôsobov práce a náboru, na zabezpečenie relatívne hladkého priebehu procesov počas nasledujúcich mesiacov.

Ako môžeme v nábore aj v tejto situácii pokračovať?

Recruiteri majú za úlohu promptne riešiť situáciu okolo výberových konaní. Osobné stretnutia sú vo väčšine spoločností zrušené a nábor prechádza do virtuálnej roviny.
Cold calls, Skype, konferenčné hovory, online testovanie, prípadové štúdie, zadania… aj tak sa dajú overiť personálne aj technické zručnosti kandidátov.
Najviac zaužívanou aplikáciou pre vedenie pohovorov bez účasti oboch strán je Skype alebo Skype for business. Aplikácia vám umožní počuť sa, vidieť sa, zdieľať obrazovky, posielať dokumenty či zadania počas trvania hovoru. Pripojenie je však často menej kvalitné, vyhľadávanie podľa mena niekedy zmätočné a mnoho ľudí aplikáciu využívalo v minulosti len pre súkromné účely.
Alternatívou je platforma WebEx. Tento nástroj ponúka viaceré možnosti, od realizácie videohovorov a  videokonferencií, webinárov, manažovanie tímovej aktivity a tímovej práce za prítomnosti videa. je novšou alternatívou rýchleho spojenia sa s kandidátmi či kolegami. Výborným nástrojom ak pri nábore organizujete assessment centrá.
Ďalšie nástroje, ktoré môžete využiť na online pohovory a video rozhovory: Join.me; RingCentral Meetings; Google Hangouts ai.
Aby online pohovory išli hladko, uistite sa, že obe strany majú dosť času zaistiť si dostatočne dobré internetové pripojenie a pokojné miesto. Potom prichádza na rad, výber platformy. Na základe našich tipov si sami vyberte, ktorý software vám ponúkne všetky funkcie, ktoré potrebujete. Či už plánujete len rozhovor alebo aj online vypĺňanie testov či sledovanie všetkej aktivity kandidáta na druhej strane.

Testovanie kandidátov je možné realizovať online. Ak nemáte testy od spoločnosti, ktorá ich má dostupné online, mailom je možné zaslať kandidátovi test, do ktorého môže vstúpiť len raz a len na obmedzenú dobu. V rámci HR sa oplatí pozrieť si medzinárodné stránky ako evalground.com alebo centraltest.com. Nájdete tam test, ktorý vám povie o kandidátovi, to čo potrebujete.

Ak potrebujete vytvoriť vlastný dokument na testovanie kandidátov, nič nie je jednoduchšie, ako využívanie Google forms. Google ponúka službu, kde pár klikmi vytvoríte dotazník či test s otvorenými aj testovými otázkami. Ak ako firma využívate služby Google forms, máte možnosť nastavenia si vlastnej témy, hlavičky s logom spoločnosti a viete ho sprístupniť všetkým kolegom. Ak dotazníky a testy využívate len na testovanie kandidátov, napríklad pri aktuálnej situácii, môžete si vytvoriť osobný dotazník.
Po prihlásení na https://www.google.sk/intl/sk/forms/about/ si vyberiete možnosť osobného dotazníka, čo znamená, že odpovede budú chodiť na váš účet a oznámenia o vyplnení na vami uvedený mail, samozrejme dá sa nastaviť aj oznámenie viacerým osobám, či celému tímu. Google forms umožňujú zadať jednoduché aj dlhšie otázky a podotázky a rôzne druhy odpovedí. či už výber z možností, priestor pre odpoveď vlastnými slovami, vloženie obrázku, grafu či dokumentu. Vyplnenie otázky môže byť povinné alebo nepovinné, čím sa dá preskočiť. Veľkým pomocníkom je možnosť importovania otázok, čím viete do testu nahrať vami vytvorené otázky v inom dokumente.

Ak v nastaveniach vyberiete „zbierať emailove adresy“ hneď ako kandidát vyplní dotazník príde vám jeho odpoveď s označením jeho emailovou adresou. Táto funkcia je užitočná, ak pošlete test viacerým uchádzačom naraz. Pri každej otázke sa dá nastaviť čas na jej vyplnenie rovnako ako čas, za ktorý má byť vypĺňanie testu ukončené. Odpovede na otázky či úlohy vám prídu v prehľadnom dokumente typu excel, ktorý sa dá jednoducho zdieľať s kolegami a máte ich neustále dostupné na Google forms.

Všetko bezkontaktne.

HR pristupuje k online podpisom zmlúv, zasielaním zmlúv poštou, vypĺňanie dokumentov online. Testy BOZP, informované súhlasy, vytváranie prístupov, všetko sa aktuálne rieši elektronicky. Povedzme si, koľko papierovačiek by sme ušetrili, keby sme tieto aktivity elektronicky robili vždy?

Práca z domu je aktuálne nutnosťou aj pre nových zamestnancov. Zatiaľčo bežne si nový zamestnanec o HomeOffice požiadať počas prvých mesiacov nemôže, dnes pristupujeme k tomu, že noví ľudia sú prijímaní priamo na prácu z domu a potrebné technológie na výkon práce sú mu kuriérom doručené domov. Či už ide o notebook alebo iné príslušenstvo, zamestnávateľ je povinný mu tieto technológie poskytnúť predtým ako pracovať začne.
Práca z domu má teraz jedinečnú možnosť stať sa akceptovateľnou ako možnosť plnohodnotného výkonu práce. U nás je mnoho zamestnávateľov stále skeptických k tejto možnosti. Dnes si to ale skúša väčšina z nás a efektivita je stále očakávaná na 100%. Preto si musíme nájsť konkrétne miesto v rámci domácnosti, kde nás nebudú vyrušovať okolité vplyvy a nevyužívame ho na odpočinkovú aktivitu. Nie je vhodné pracovať z gauča či postele, určite nie pred televízorom. V rámci domácnosti je najlepšie vybrať miesto, ktoré bude v najbližšom čase vyhradené len na prácu. V rámci dňa si vyhraďte hodiny kedy sa budete venovať výlučne práci. Nezabúdajte tiež na pravidelné prestávky.