Ako oslovovať kandidátov E-mailom.

Priame oslovovanie kandidátov e-mailom je dôležitým náborovým nástrojom.

Kancelársky zamestnanec dostáva v priemere niekoľko desiatok emailov denne. O jeho pozornosť a odpoveď majú záujem nielen kolegovia a nadriadení ale aj rôzne eshopy, reklamy, newslettery a samozrejme recruiteri. V dnešnom vysoko konkurenčnom prostredí, najmä v oblasti IT, dostávajú kandidáti aj niekoľko pracovných ponúk týždenne.

Každý recruiter, ktorý využíva oslovovanie kandidátov prostredníctvom emailu, bojuje s „reply rate“, teda percentom kandidátov, ktorí na jeho mail odpovedia. Ťažko povedať aký „reply rate“ je dobrý alebo považovaný za úspech ale akonáhle dostanete odpoveď na menej ako 10% vašich správ, znamená to, že vaše emaily nestoja drvivej väčšine ľudí ani za odpoveď a je potrebné sa zamyslieť, čo vlastne posielate. Ak Vám však príde viac 50% odpovedí, zaslúžite si pochvalu.

Najdôležitejším faktorom pre dosiahnutie vysokého „reply rate“ je kvalitný, relevantný, personalizovaný a dobre zacielený email. Avšak ani podrobne premyslená správa nemusí byť zárukou, že dostanete odpoveď. Existuje plno dôvodov, prečo kandidát na váš email neodpovie:

Riešením, ktoré sa môže zdať na prvý pohľad trochu príliš, je jednoducho poslať emailov viac. Tým samozrejme nemyslíme, poslať kandidátovi 3 krát tú istú správu. Alebo ešte horšie, písať kandidátovi nástojčivé pripomienky ako „stále čakám na Vašu odpoveď, kedy sa ozvete“.

Dôležité je pracovať s emailami ako s príbehom. Najprv si zhromaždiť všetky dôležité informácie, materiály a dokumenty, ktoré sú k pozícii a okolnostiam kandidáta relevantné. Nejde iba o základné informácie k pozícii ako job description a benefity ale tiež články na firemnom blogu, ktoré by mohli zaujať a informácie doplniť, videá relevantné k danej firme a práci, linky na sociálne siete a zdroje informácií atď. Obsah, ktorý takto zhromaždíte môžete potom komunikovať postupne, rozložiť ho do niekoľkých emailov.

Emailová sekvencia môže zjednodušene vyzerať takto:

1. email – predstavenie a stručný popis pozície (popis spoločnosti, tímu, projektu, technológií)

2. email – poslanie detailnejších informácií o pozícii, napríklad rozhovor so šéfom tímu, detailnejší opis projektu a ich plánovaný rozvoj do budúcna

3. email – doplnenie zaujímavých informácií o firme, napríklad benefity, krátke video priestorov…

4. email – rozlúčenie sa. Toto je posledný email v duchu: „ak budete mať v budúcnosti záujem, môžete ma kedykoľvek kontaktovať“

Vždy je dobré ak emaily na seba nadväzujú. Skúste začať druhú a ďalšiu správu: „Pred dvoma dňami som Vám poslal/poslala ponuku a mám pre Vás ďalšie zaujímavé informácie…“

Ponúka sa otázka, prečo všetko nezaslať rovno jedným emailom? Jednoducho preto, že správa by bola príliš dlhá a dlhé správy nikto nečíta. Zaberá to veľa času a ak nezaujmete čitateľa hneď v prvých troch vetách, ďalej čítať ani nebude. Ďalším dôvodom je vyššie spomínané, možné zlé načasovanie. Ak ste sa prvým emailom trafili práve do času, kedy kandidát nemá čas alebo chuť odpisovať a práve v tom maily ste vyčerpali všetko čo ste preňho mali, email niekam zapadne a pravdepodobnosť odpovede je každým dňom nižšia. Keď informácie rozdelíte do viacerých emailov, šanca na odpoveď stúpa.

Ak sa Vám zdá rozosielanie emailov v sekvenciách pracné, existujú programy, ktoré to urobia za Vás. Stačí nahrať všetky správy a nastaviť pravidlá odosielania na každé dva alebo tri dni. Skúste IfNoReply.

Odosielanie správ sekvenciách by nemali kvantitou nahradzovať kvalitu. V prvom rade treba mať kvalitný a relevantný obsah. Zaostávať by nemala ani kvalitná komunikácia, vyjadrovanie a dbajte aj na pravidelné časové rozostupy. Ak nevyužívate program na automatické odosielanie, nastavte si pripomienku na každé dva alebo tri dni. Ak budú rozostupy medzi správami príliš dlhé, adresát aj zabudne čo mu prišlo predtým. S časom, v rámci dňa, je ale dobré experimentovať. Skúste jeden email poslať ráno, druhý cez obed, ďalší podvečer. V jednom z týchto termínov sa trafíte do času kedy je kandidát pri počítači či telefóne a bude mať priestor si správy prečítať.

Ešte jedna dobrá rada na záver. Do úvahy pri zvažovaní oslovovania sekvenčnými mailami zoberte aj aktuálnu situáciu na trhu. „Ajťáci“ sú presýtení mailami od recruiterov, preto treba byť opatrní. V iných oboroch je používanie sekvencií bežné a v pohode.