Ako sa sústrediť a byť efektívny v rušnom open office?

Organizácia pracovného prostredia „Open Office“ je dnes súčasťou takmer každej väčšej spoločnosti, korporátu, shared service centra i iných.

Niekdy, keď chceme v pokoji pracovať, vyrušuje nás kolega na telefóne, alebo rozhovor dvoch kolegov o pár miest vedľa alebo sa tím stretáva na poradu a dvíhanie sa a balenie veci jednoducho prečkáte aby ste mohli v pokoji pokračovať, veď to poznáte.

Problém rušenia sústredenia, tzv. nudding riešia aj rôzny vedci a výskumy. K akým riešeniam prišli?

Keď spoločnosti prechádzajú organizačnými zmenami (či už väčší nábor alebo sťahovanie do nových priestorov) prichádzajú aj so zavádzaním novej organizácie pracovných miest – „Open Office“. Očakávania sú vždy veľké, otvorené kancelárie sľubujú lepšiu a jednoduchšiu spoluprácu, ľahšiu komunikáciu, utužovanie vzťahov medzi kolegami, bližší vzťah vedenie – tím, rýchlejšie učenie sa.

Či prináša „open office“ všetky alebo aspoň niektoré z uvedených benefitov sa však následne veľakrát vôbec nemeria a výsledky sa nekomunikujú.

V poslednom roku je táto ergonomická organizácia pracovných miesť naopak, dosť kritizovaná. Zamestnanci sa sťažujú na hluk, prerušovanie práce, nedostatok sústredenia, nevyhovujúcu teplotu či umiestnenie v rámci priestoru. Ak sa viacero z týchto nevýhod spojí, môže to viesť až k frustrácii zamestnancov a neschopnosti robiť svoju prácu efektívne. Ale ako inak, okrem prestavby priestorov, sa dajú spomenuté problémy vyriešiť? A dajú sa vôbec?

Z amerických výskumov, ktorých sa zúčastnili desiatky tisíc zamestnancov zo štrnástich krajín sveta vyplýva, že keď je zamestnanec pri svojej práci vyrušený okolitými vplyvmi, má v priemere viac ako 23 minút na to, aby sa vrátil späť k úlohe, ktorú predtým robil a opäť sa na ňu plnohodnotne sústredil. Čas, ktorý zamestnanec strávi námahou opäť sa vnoriť do pracovnej úlohy je prekvapivo veľký. Podobný výskum uvádza, že v štandardne veľkom „open office“, zamestnanci stratia až 86 minút kvôli rušivým vplyvom z okolia (najčastejšie hluk).

Sú rôzne druhy rušivých elementov, v tomto prostredí. Každý človek má inak nastavený prah vnímania a prah citlivosti na vonkajšie podnety. To, čo sa najviac kritizuje a najviac vyrušuje sú: hlučné rozhovory kolegov, hlučná tlačiareň či kopírka, umiestnenie pri dverách či výťahoch, umiestnenie pri kuchynke kde chodia zamestnanci na prestávky, zvonenie telefónov, umiestnenie kancelárie pri rušnej premávke (pri električkovej trati), alebo kancelárie pri hlučných stavbách. Niekoho môže vyrušovať aj kolegovo neustále klikanie myškou či jeho nervózne pohyby.

Málokedy sa vieme v takomto priestore 100% sústrediť, veľa ľudí nedokáže odmietnuť alebo ignorovať rozhovory kolegov, informáciu do éteru od nadriadeného alebo sa sťažovať na správanie kolegov. Obávajú sa totiž odsúdenia za neprispôsobivosť, precitlivenosť, nevrlosť.

Výskumníci zo švajčiarska prišli pred niekoľkými rokmi so systémom, ktorý pomáhal kolegom v kancelárii rozlíšiť, či je ich kolega zaneprázdnený alebo nie. Išlo o žiarovky primontované k pracovnému stolu. Signalizovali, aký je aktuálny status sústredenia / zaneprázdenia daného zamestnanca. Ak svietila červená, kolega bol zaneprázdnený a neprial si byť vyrušovaný, ak svietila oranžová, znamenalo to, že kolega nie je prítomný na pracovnom mieste alebo aktuálne nie je k dispozícii na zastihnutie. Zelená svietila keď bol kolega k dispozícii na otázky, rozhovor alebo spoluprácu. Výskum viedli autori na stovkách zúčastnených a v 12 krajinách sveta. Výskum ukázal, že počet vyrušení klesol takmer o polovicu a pracovníci boli nadmieru spokojní z jeho fungovaním.

Riešenie teda nie je až tak komplikované, rovnaký princíp predsa poznáme z rôznych aplikácií na komunikáciu, ktoré ukazujú iným užívateľom náš status online alebo nepripojený. Stačí len rovnaký princíp prispôsobiť prostrediu, kde ho potrebujeme.

Takéto riešenie si určite vyžaduje zásah do organizácie ale má veľa výhod. Nie je to prestavba ani sťahovanie, nie je potrebné zdĺhavé schvaľovanie od manažmentu firmy. Stačia malé farebné svetielka, ktorých význam každý pochopí, keďže fungujú na dobre známom princípe. Ak budú zamestnanci o 50% menej rušení pri práci, určite sa to odrazí na ich pracovnom výkone. To je investícia, ktorá stojí za to.

Zdroj: http://www.sben.sk/nudging-v-open-office-alebo-ako-si-udrzat-vykonnost-a-sustredenie